Nie ma już odwrotu, ponieważ KSeF 2.0 wkracza w życie i staje się faktem. Prezydent Karol Nawrocki złożył podpis pod nowelizacją ustawy o VAT, która otwiera zupełnie nową epokę w zakresie wystawiania faktur w Polsce.
To nie tylko zmiana natury technicznej, ale prawdziwe przeobrażenie systemu podatkowego, które całkowicie odmieni sposób rozliczania transakcji.
Nowelizacja przygotowana i podpisana przez prezydenta wprowadza obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, znanego jako KSeF 2.0.
W praktyce oznacza to definitywne odejście od papierowych dokumentów i plików PDF, które do tej pory były podstawową formą fakturowania w polskiej gospodarce.
Od 2026 roku jedynym dopuszczalnym narzędziem do dokumentowania sprzedaży stanie się faktura ustrukturyzowana, automatycznie trafiająca do centralnego systemu obsługiwanego przez Ministerstwo Finansów.
To ogromna zmiana zarówno dla codziennego działania przedsiębiorstw, jak i dla sposobu ich rozliczania z fiskusem.
Specjaliści zwracają uwagę, że będzie to rewolucja nie tylko w VAT, ale również w podatkach dochodowych, ponieważ system zapewni skarbówce dostęp do każdego elementu faktury, włącznie z wyszczególnieniem sprzedanych towarów czy wykonanych usług.
W praktyce państwo zyskuje więc pełne i natychmiastowe narzędzie kontroli nad obrotem między podatnikami.
Proces wprowadzania systemu będzie rozłożony na etapy, jednak już wiadomo, że obowiązek obejmie niemal wszystkie firmy funkcjonujące na rynku.
W pierwszej kolejności, od 1 lutego 2026 roku, zostanie nim objętych około 5 tysięcy największych przedsiębiorstw, które w 2024 roku przekroczyły próg sprzedaży na poziomie 200 milionów złotych.
Od tego samego dnia wszystkie pozostałe podmioty gospodarcze, w tym małe firmy i jednoosobowe działalności, będą musiały odbierać faktury poprzez system.
Kolejna faza rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku, kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie rozszerzony na całą gospodarkę, obejmując zarówno duże spółki, jak i niewielkie biznesy rodzinne.
Wyjątek dotyczy jedynie mikroprzedsiębiorców, których miesięczne obroty nie przekraczają 10 tysięcy złotych – ta grupa będzie mogła korzystać ze starych metod do końca 2026 roku.
Choć przepisy wprowadzają sztywne wymogi, ustawodawca przewidział także rozwiązania łagodzące i okres przejściowy.
Jednym z najważniejszych udogodnień będzie tryb offline, umożliwiający wystawienie faktury bez aktywnego połączenia z systemem i późniejsze jej zarejestrowanie następnego dnia roboczego.
To rozwiązanie stworzono z myślą o przedsiębiorcach, którzy obawiają się awarii technicznych lub przerw w dostępie do sieci.
Nowe regulacje dopuszczają również możliwość dołączania załączników do faktur elektronicznych, choć ich rozmiar będzie ograniczony i każdorazowo wymagać będzie zgody urzędów skarbowych.
Należy także zaznaczyć, że do końca 2026 roku przedsiębiorcy nie będą ponosić kar za błędy popełnione w korzystaniu z nowego systemu, gdyż, jak podkreśla Ministerstwo Finansów, cały ten czas ma być traktowany jako okres nauki i dostosowywania się do nowej rzeczywistości.
W tym czasie wciąż będzie możliwe korzystanie z kas fiskalnych do wystawiania dokumentów oraz realizowanie płatności bez konieczności podawania numeru KSeF.
Dopiero po zakończeniu tego okresu przejściowego przepisy zaczną być stosowane w pełnym zakresie.d 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorcy będą musieli spełniać wszystkie wymogi w pełnym zakresie.